KVKK Aydınlatma Metni & Veri Güvenliği Taahhüdü

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca; Erfe Dijital Yazılım ve Reklam Ticaret Limited Şirketi ("erfeCRM" veya "Şirket") olarak, web sitemiz (erfecrm.com), bulut SaaS platformumuz (app.erfecrm.com), online teklif onay portalımız (/p/:token) ve teknik servis saha çözümlerimiz kapsamında işlenen kişisel verileriniz bakımından Veri Sorumlusu sıfatıyla hareket etmekteyiz.

Veri Sorumlusu İletişim Bilgileri:

• Unvan: Erfe Dijital Yazılım ve Reklam Tic. Ltd. Şti.
• Adres: Küçükbakkalköy Mah. Dereboyu Cad. R5 Blok No: 3 A İç Kapı No: 48 Ataşehir / İstanbul
• E-Posta: [email protected] / [email protected]
• Telefon: +90 (850) 302 27 12

erfeCRM bir B2B (İşletmeden İşletmeye) SaaS platformudur. Bu kapsamda kişisel verilerin korunması mevzuatı yönünden iki farklı hukuki rol bulunmaktadır:

• erfeCRM'in Veri Sorumlusu Olduğu Haller: erfecrm.com web sitemizi ziyaret edenler, demo ve iletişim talebinde bulunan aday müşteriler, erfeCRM hizmetini satın alan kurumsal müşterilerimizin şirket yetkilileri, imza yetkilileri ve irtibat kişilerine ait veriler bakımından erfeCRM doğrudan Veri Sorumlusu sıfatına haizdir.
• erfeCRM'in Veri İşleyen (Data Processor) Olduğu Haller: Kurumsal müşterilerimizin (Kiracı / Tenant) kendi ticari faaliyetleri kapsamında erfeCRM sistemine yüklediği; kendi müşterileri, tedarikçileri, teklif muhatapları, teknik servis cihaz sahipleri ve çalışanlarına ait veriler bakımından asıl Veri Sorumlusu ilgili Kurumsal Müşteri (Kiracı) olup; erfeCRM bu verileri yalnızca akdedilen SaaS Abonelik Sözleşmesi ve KVKK Madde 12 uyarınca barındıran, teknik altyapıyı sunan Veri İşleyen (Alt İşleyici) konumundadır.

erfeCRM tarafından işlenen kişisel veriler nitelikleri itibarıyla aşağıdaki kategorilerde sınıflandırılmaktadır:

• Kimlik Verileri: Ad, soyad, unvan, TCKN / Vergi Kimlik Numarası (şahıs şirketi veya yetkili ise), imza veya sahada mobil cihazdan alınan müşteri dijital e-imza görseli.
• İletişim Verileri: Kurumsal ve şahsi e-posta adresi, cep telefonu numarası, sabit telefon, şirket/şube açık adresi, fatura ve servis teslimat adresi.
• Müşteri & Ticari İşlem Verileri: Müşteri/Cari kart kayıtları, teklif detayları, sipariş geçmişi, sözleşmeler, iş emirleri, teknik servis formları, parça sarfiyatı ve garanti kayıtları.
• Finans & Muhasebe Verileri: Fatura ve e-Arşiv bilgileri, ödeme ve cari bakiye kayıtları, banka hesap/IBAN bilgileri, iskonto oranları ve finansal mutabakat verileri.
• İşlem Güvenliği & Denetim (Audit) Verileri: IP adresleri, port bilgileri, oturum açma/kapama zaman damgaları, sistem işlem logları, tek yönlü tuzlanmış parola özetleri (Bcrypt / Argon2 hash - asla düz metin saklanmaz), oturum çerezleri.
• Görsel & Medya Verileri: Gemini Vision AI ile taranmak üzere kullanıcı tarafından yüklenen kartvizit fotoğrafları, teknik servis öncesi/sonrası cihaz arıza görselleri ve kullanıcı profil fotoğrafları.
• Konum (Lokasyon) Verileri: Saha operasyonları ve teknik servis modülünü kullanan teknisyenlerin yalnızca mesai saatleri içerisindeki anlık GPS konum ve rota koordinatları.
• Pazarlama & İletişim Verileri: E-posta teslim ve açılma analitiği (Pixel tracking), SMS gönderim raporları, web sitesi talep ve ilgi alanı seçimleri.

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde aşağıdaki amaçlar ve hukuki dayanaklar ile işlenmektedir:

• SaaS Aboneliğinin Kurulması ve İfası (KVKK m. 5/2-c): erfeCRM hesaplarının oluşturulması, kullanıcı yetkilendirmesi, sipariş ve faturalandırma süreçlerinin yürütülmesi, müşteri ilişkileri yönetiminin sağlanması.
• Teklif, Onay ve Satış Süreçleri (KVKK m. 5/2-c): Akıllı teklif motorunun çalıştırılması, revizyon takibi, SaaS web onay portalı (/p/:token) üzerinden müşterilerden dijital onay alınması.
• Teknik Servis & Canlı SLA Operasyonu (KVKK m. 5/2-c): Arıza ve bakım iş emirlerinin yönetilmesi, geri sayımlı canlı SLA sürelerinin işletilmesi, sahada mobil dijital e-imza ile servis fişi düzenlenmesi.
• Yapay Zeka ve OCR Süreçleri (KVKK m. 5/2-f): Gemini Vision AI altyapısıyla kartvizitlerin taranarak otomatik cari/kişi kartına dönüştürülmesi ve akıllı CRM içgörülerinin üretilmesi.
• Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi (KVKK m. 5/2-ç): 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Kanunu gereği sistem erişim loglarının tutulması, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu uyarınca muhasebe/fatura belgelerinin saklanması.
• Hakkın Tesisi, Kullanılması ve Korunması (KVKK m. 5/2-e): Olası uyuşmazlıklarda hukuki delillerin muhafazası, sözleşmesel hakların korunması ve ispat yükümlülüğü.
• Altyapı Güvenliği ve Meşru Menfaat (KVKK m. 5/2-f): Dedicated multi-tenant veri izolasyonunun sağlanması, siber saldırıların (WAF, Brute-Force) engellenmesi, sistem performansının optimize edilmesi ve her gece saat 02:00'de otomatik şifreli yedekleme yapılması.
• Ticari Elektronik İleti ve Pazarlama (KVKK m. 5/1 & 6563 Sayılı ETK): Kullanıcının açık rızası ve tercihi doğrultusunda bülten, ürün güncellemeleri ve SMS bilgilendirmelerinin iletilmesi (İYS uyumlu ret hakkı ile).

erfeCRM, Dedicated Multi-Tenant mimarisinde geliştirilmiştir. Her kurumsal müşterimizin veritabanı alanı diğer tüm firmalardan kesin ve mantıksal sınırlarla izole edilmiştir. Verileriniz başka hiçbir müşterimizle paylaşılmaz, çapraz sorgulanamaz veya birleştirilemez. Kişisel verileriniz, KVKK'nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak yalnızca aşağıdaki taraflara ve belirtilen sınırlı amaçlarla aktarılabilir:

• Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Yasal mevzuattan doğan bildirim zorunlulukları veya yetkili adli/idari mercilerin bağlayıcı talepleri doğrultusunda.
• Entegrasyon Sağlayıcıları: Yalnızca müşterimizin kendi tanımladığı API anahtarları ile yetkilendirdiği e-Fatura (Paraşüt, Logo vb.), e-Ticaret (Trendyol, WooCommerce) ve SMS (Netgsm, İletimerkezi) sağlayıcılarına.
• Güvenli Bulut ve Barındırma Merkezleri: Verileriniz Türkiye sınırları içerisinde, Tier-3 sertifikalı yüksek güvenlikli veri merkezlerinde 256-bit SSL/TLS şifreleme ve şifreli depolama standartları ile barındırılmaktadır. Kanuni istisnalar veya açık rıza olmaksızın yurtdışına veri aktarımı yapılmamaktadır.

Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri (TTK ve VUK uyarınca 10 yıl; 5651 sayılı Kanun uyarınca trafik kayıtları 2 yıl) boyunca güvenle saklanmaktadır. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca; saklama süresi sona eren veya işleme şartları ortadan kalkan veriler, en geç 6 (altı) aylık periyodik imha dönemlerinde resen veya veri sahibinin başvurusu üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Aboneliği sona eren müşterilerimize verilerini Excel/PDF formatında eksiksiz dışa aktarma hakkı tanınır; ardından kiracıya ait veriler periyodik takvimde sistemden güvenli biçimde silinir.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca yukarıda sayılan haklarınıza ilişkin başvurularınızı aşağıdaki kanallardan iletebilirsiniz:

Başvuruda Bulunması Zorunlu Bilgiler: Tebliğ'in 5/2. maddesi gereğince başvurunuzda; Ad, Soyad, Islak İmza (yazılı başvurularda), T.C. Kimlik Numarası (yabancılar için uyruk, pasaport numarası), Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve Talep konusunun açıkça yer alması zorunludur.

Başvuru Yöntemleri:

• Yazılı Olarak: Islak imzalı dilekçenizi Şirketimizin *Küçükbakkalköy Mah. Dereboyu Cad. R5 Blok No: 3 A İç Kapı No: 48 Ataşehir / İstanbul* adresine bizzat teslim edebilir veya noter kanalıyla gönderebilirsiniz.
• Elektronik Ortamda: Sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden veya güvenli elektronik imza / mobil imza kullanarak [email protected] veya [email protected] adresine iletebilirsiniz.

Başvurunuz, niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.